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Présentation des OGEC
Les organismes de gestion des établissements d'enseignement catholiques sont des associations (régies par la loi de 1901), voulues par l'Enseignement Catholique pour être au service des établissements en leur donnant une existence juridique c'est-à-dire la personnalité morale.
LA COMPOSITION DE L'OGEC
Les OGEC sont composés de membres bénévoles (amis de l'établissement scolaire, anciens élèves, parents d'élèves), mettant leurs compétences et leur disponibilité à la disposition de l'Enseignement Catholique. Ils consacrent ainsi une partie de leur temps de manière désintéressée, pour permettre la bonne marche des établissements faisant bénéficier ceux-ci d'expériences et de relations particulièrement utiles. Ces personnes font partie de la communauté éducative.
Dans le Conseil d'Administration de l'OGEC, à côté des membres élus se trouvent des membres de droit qui incarnent le rattachement de l'établissement aux structures de l'Enseignement Catholique. En outre, les membres de droit, bénéficiant de l'expérience d'autres établissements, sont d'un précieux concours.
Ces membres de droit sont :
- Le responsable de la tutelle diocésaine ou congréganiste.
- Le Président ou son représentant de l'Union Départementale et, en l'absence de ce dernier, de l'Union Régionale des OGEC affiliée à la FNOGEC.
- Le Président ou son représentant désigné par l'APEL de l'école affiliée à l'UNAPEL.
L'article 261-7-1b du code général des impôts exige qu'une association à but non lucratif respecte les critères ci-après :
L'organisme doit être géré et administré à titre bénévole par des personnes n'ayant elles-mêmes ou par personnes interposées aucun intérêt direct ou indirect dans les résultats de l'exploitation. Ce qui signifie que les administrateurs ne doivent pas être salariés de l'établissement ; de même leur conjoint, descendants ou ascendants ne doivent pas travailler dans l'établissement. Les enseignants contractuels ou agréés sont visés par cette exclusion, car ils ont un intérêt direct à la gestion de l'établissement dans lequel ils enseignent ; par exemple les décisions de création de nouvelles filières, ou de suppression de classes, d'agrandissement de l'établissement, d'aménagement des locaux les intéressent.
Toutefois, le conseil peut inviter des personnes qualifiées (salariés ou personnes travaillant dans l'OGEC) ou des personnes choisies pour leurs compétences. Elles assistent avec voix consultative (et non délibérative) aux débats du conseil d'administration.
L'organisme ne doit procéder à aucune distribution directe ou indirecte de bénéfices, sous quelque forme que ce soit. Lorsqu'un administrateur se trouve dans la position de prestataire de service potentiel à l'égard de l'OGEC (ex : électricien, charpentier, architecte, assureur, expert-comptable), il faut respecter des procédures de choix du prestataire de service qui démontrent un respect du jeu de la concurrence.
L'appel d'offre des entreprises et les devis doivent être conservés et annexés au procès-verbal du conseil d'administration au cours duquel a été choisi l'administrateur prestataire de service ; ce dernier s'abstenant de prendre part au vote sur cette décision. Son abstention doit bien sûr être consignée dans le procès-verbal. Dans cette hypothèse, sa qualité d'administrateur à titre bénévole pourra être plus difficilement remise en cause par l'administration fiscale.
Les membres de l'organisme et leurs ayants droits ne doivent pas pouvoir être déclarés attributaires d'une part quelconque de l'actif sous réserve du droit de reprise des apports.
S'il ne peut être considéré comme son employé, le chef d'établissement est salarié de l'OGEC. Suivant les principes énoncés ci-dessus, il ne peut donc être membre
de l'association qui l'emploie. Toutefois, il est responsable de la vie et du fonctionnement de l'établissement ; il est bien évident que sa présence est particulièrement nécessaire aux réunions
du conseil d'administration de l'OGEC.
Il y est donc invité, avec voix consultative, sauf pour les questions qui le concernent personnellement.
Le directeur diocésain ou le supérieur majeur de la congrégation en cas de tutelle congréganiste ou leur représentant sont les garants du caractère propre de l'établissement scolaire.
Leur rôle s'exerce tout particulièrement lors du choix du chef d'établissement ou du directeur. La tutelle suit aussi attentivement la vie de l'établissement et donc de l'OGEC.
Ainsi la tutelle peut demander un réexamen d'une décision du conseil d'administration, dans la mesure où elle estime qu'elle peut mettre en cause le caractère propre de l'établissement.
LES STRUCTURES DE L'OGEC ET LES RÔLES DE SES MEMBRES
Comme toute association régie selon la loi du 1er juillet 1901, les organismes de gestion sont dotés d'organes de délibération et d'administration.
L'Assemblée générale statutaire ordinaire doit être réunie une fois par an, dans les six mois de la clôture de l'exercice ; y sont convoqués tous les membres de l'association. Elle comporte obligatoirement la discussion et le vote du rapport d'activité et du rapport financier. Elle procède aux élections ou réélections des membres du conseil d'administration.
Elle examine et vote le budget, détermine les orientations. Dans les nouveaux statuts type d'OGEC, il est prévu que les décisions d'acquisitions et de ventes d'immeubles sont de la compétence de l'AGO, ainsi que les décisions de location d'immeubles. C'est l'AGO qui donne mandat ou non au conseil d'administration pour contracter des emprunts ou des ouvertures de crédit. Elle donne quitus aux administrateurs pour leur gestion.
Des assemblées générales ordinaires peuvent être réunies en dehors de la réunion annuelle pour statuer sur des décisions de sa compétence, tel que la décision de signer un nouveau bail avec le propriétaire. Des assemblées générales extraordinaires sont convoquées obligatoirement en cas de dissolution et de modification des statuts. Attention, les conditions de quorum doivent être précisées dans les statuts.
Le conseil d'administration est principalement chargé de gérer l'association, à cet effet, les statuts doivent lui attribuer des pouvoirs étendus, à l'exclusion des décisions (limitatives) réservées à l'assemblée générale.
Il doit donc être réuni régulièrement car ses fonctions économiques et financières représentent son objet principal. Il y a en effet à suivre attentivement :
- Le fonctionnement de l'association (élection du bureau, préparation des assemblées générales, désignation des membres aux différentes délégations et commissions, délégations des pouvoirs donnés au chef d'établissement ...).
- Les affaires sociales (application des conventions collectives, des éventuels accords régionaux et départementaux, politique salariale, litiges salariaux ...).
- Les affaires financières (comptes, trésorerie, emprunts ...).
- Les affaires immobilières (entretien, sécurité, agrandissements, étude des devis, contrôle des travaux).
- Les relations avec l'extérieur (communication et application de documents émanant de l'UDOGEC, information sur la voie de l'Enseignement Catholique Diocésain, préparation des démarches à réaliser auprès des collectivités territoriales pour obtenir une meilleure participation financière au fonctionnement de l'établissement ou des subventions d'investissement ou des mesures sociales ...).
Le bureau est élu par le conseil d'administration avec au minimum :
- Un Président :Il est le moteur de l'association. Son rôle est capital dans les organismes de gestion. En effet, le Président exécute les directives de l'assemblée générale et du conseil, il anime l'association dont il assume la responsabilité administrative, fiscale, juridique, sociale, dans le respect des statuts, des conventions collectives, et de la réglementation en vigueur. Il doit être habilité à représenter l'association à l'égard des tiers. Il répartit et coordonne les tâches entre les membres du conseil. En liaison avec le trésorier, il contrôle l'exécution du budget en cours et veille à l'élaboration du budget prévisionnel. Il intervient enfin très particulièrement lors de la signature du contrat de travail du directeur ou du chef d'établissement en liaison avec la tutelle.
- Un vice-Président : Il se tient proche du Président, il doit pouvoir le remplacer en cas d'empêchement.
-
Un secrétaire : C'est à lui qu'incombe soit d'exécuter soit de veiller à l'exécution des tâches suivantes
:
- Les convocations aux réunions sur indications du président.
- La tenue du registre des délibérations et du registre officiel des statuts et modifications qu'il signe avec le Président.
- L'envoi à la préfecture des déclarations réglementaires en cas de modifications des statuts, du conseil d'administration ou de changement de siège social et ceci dans les 3 mois.
-
Un trésorier qui suit régulièrement :
- La tenue de la comptabilité générale (école, cantine, internat, activités para et péri scolaires).
- La tenue des archives comptables, l'encaissement des créances, le paiement des factures.
- Il s'assure de l'établissement du bilan et du compte d'exploitation. Il participe à l'élaboration du budget prévisionnel, analyse le budget et le contrôle mensuellement ou trimestriellement. Il propose si nécessaire des mesures de financement par emprunts.
- Il suit régulièrement la rentrée des scolarités, ce qui l'amènera à être particulièrement vigilant sur les règlements tout en étant soucieux des décisions à prendre en faveur des familles en difficulté, afin que l'établissement soit ouvert à tous.
- Il établit le prix de revient par élève de l'école, de la cantine,... en vue de fixer les tarifs des contributions des familles les plus justes afin d'assurer l'équilibre financier des comptes de l'association.
- On notera que l'octroi de fonds publics, le respect des contrats comportant des clauses financières, exigent une tenue rigoureuse des comptes. Des comptes rendus financiers doivent être communiqués annuellement à la Trésorerie Générale, qui se réserve le droit d'effectuer des contrôles sur place.